Liebe Patientinnen und Patienten,
 
damit Sie uns künftig besser telefonisch erreichen können, haben wir unser Team um eine digitale Telefonassistenz verstärkt, die während der Sprechstunden aktiv geschaltet ist.
Das bedeutet konkret: Sobald unsere Mitarbeiterinnen mit Patienten am
Telefon oder in der Praxis beschäftigt sind, soll eine smarte Sprachassistenz das Telefonat übernehmen.
 
Der Unterschied zum Anrufbeantworter: Die digitale Assistenz startet einen einfachen interaktiven Dialog, in dem die persönlichen Daten und das jeweilige Anliegen strukturiert aufgenommen werden. Die Inhalte des Gesprächs werden vom System aufgezeichnet und direkt verschriftlicht, und die erfassten Informationen werden für unsere Mitarbeiterinnen übersichtlich und strukturiert dargestellt. Dies ermöglicht dann, effizient die einzelnen Anliegen zu bearbeiten und zügig zu beantworten – z.B. per SMS oder auch Rückruf – jedoch nur dann, wenn die im Dialog abgefragten Informationen auch entsprechend genannt wurden (Name, Geburtsdatum, Anliegen, Krankenversicherung).

 
Mit der Nutzung dieser modernen Technologie auf der Basis von künstlicher Intelligenz erhoffen wir uns die Verbesserung des Service für unsere Patienten und gleichermaßen auch eine Entlastung unserer Mitarbeiterinnen:
Einerseits können so von Ihnen akute Anliegen, Terminwünsche, Terminabsagen etc. per Telefon platziert werden – es gibt kein „besetzt“ oder „Durchklingeln“, kein unnötiges Warten. Gleichzeitig kann sich unser Praxisteam auf die Patienten vor Ort in der Praxis konzentrieren und dann nach und nach die strukturiert erfassten telefonischen Anfragen abarbeiten, sobald sich im Praxisablauf eine entsprechende Lücke bietet, oder wenn die reguläre Sprechstunde beendet ist.


Wir haben uns für die Lösung des Berliner Start-ups Aaron.ai entschieden, die zu den zehn Gewinnern des Wettbewerbs „KBV-Zukunftspraxis 2020“ zählt. Neben der sinnvollen Anwendung von Digitalisierungsmöglichkeiten für unsere Praxis hat uns überzeugt, dass die Anforderungen hinsichtlich Datenschutzes selbstverständlich berücksichtigt sind.

Gerne können Sie uns ein Feedback dazu geben, wie Ihre Erfahrungen mit dem System sind – dies hilft uns dabei, weitere Verbesserungen zu etablieren. Wir freuen uns Sie künftig bei Ihrem Anruf mit: „Hallo, hier ist die digitale Telefonassistenz der Praxis für Zahnheilkunde Doreen Moses…“ begrüßen zu dürfen.
 
Herzliche Grüsse
Ihr Team der Praxis für Zahnheilkunde Doreen Moses